מנהל מחוז חיפה במשרד החינוך, אהרון זבידה, הנחה בתחילת החודש במכתב את מנהלי בתיה"ס, המפקחים, הפסיכולוג המחוזי וקב"ט המחוז להיערך לעת חירום לקראת היציאה לחופשה. מנהל המחוז הנחה המנהלים להכין רשימות מעודכנות של כל התלמידים הכוללות: כתובות, מספרי טלפונים וטלפוניים ניידים וכתובות מייל. הרשימות יהיו זמינות בידי הגורמים השונים בכל עת וכן במקום שייקבע לכך במשרד ביה"ס. מנהל המחוז ביקש מהמנהלים להכין רשימת תלמידים בסיכון, שאותה יש להעביר ליועצת או לפסיכולוג בי"ס או הגן. בהמשך מכתבו ביקש מנהל המחוז לדאוג לכך שלכל מחנך תהיה רשת תקשורת כיתתית מעודכנת של תלמידיו בשנת הלימודים הנוכחית, גם אם לא יחנך את הכיתה בתשס"ח, ולדאוג גם להקים רשת תקשורת בין הצוות בביה"ס. כמו כן הורה מנהל מחוז חיפה לרענן את הציוד ואת הנהלים לגבי היערכות בשעת חירום. במכתבו גם ציין זבידה, כי במסגרת שיחה כיתתית בנושא "שמירה על עצמי בחופש הגדול"בתחומי חיים שונים, חשוב לשוחח עם התלמידים על תקשורת וקשר עם המחנכים ובינם לבין עצמם במצבי מצוקה או חירום.